Er det også en velkendt udfordring for jer, at nå helt i mål med projekter?

Det har aldrig været lettere at planlægge og gennemføre et projekt end i dag, fordi der findes et hav af værktøjer og hjælpemidler på markedet. Men på trods af alle de værktøjer og hjælpemidler der findes, kan det alligevel være ganske udfordrende at nå i mål. For selvom du planlægger et projekt ned til mindste detalje, så vil det alligevel aldrig gå helt som planlagt. Men præcis at forudse hvad det er, der ikke vil gå som planlagt, det er den absolut mest udfordrende del, og den kan du ikke planlægge dig ud af.

Men du kan blive bedre til at forudse hvad der vil gå galt, også inden det går galt. For når det går galt har det ikke nødvendigvis noget med dig eller din planlægning af projektet at gøre. Det er noget du ikke har direkte indflydelse på, fordi det at komme helt i mål med et projekt er ofte en noget mere kompleks proces end hvad man umiddelbart forestiller sig, og dermed planlægger projektet ud fra.

Er du lettere forvirret men også nysgerrig, så følg med videre. Du får nedenfor svaret på hvordan du bliver bedre til at forudse, hvad der kan gå galt i et projekt, så at du fremadrettet kan sikre at dine projekter i langt højere grad vil gå som planlagt. Men først skal vi ind og se på hvad der kan gøre, at et projekt ikke går som planlagt, på trods af detaljeret og grundig planlægning.

Projekter handler om forandringer

Uanset hvilket projekt vi har med at gøre, så handler et projekt om at forandre noget. Det kan være forandring af de eksisterende arbejdsgange og processer, det kan være en tilførelse af noget nyt, fx nye IT-systemer eller nye arbejdsmetoder, eller det kan handle om nye forretningsområder eller nye måder at betjene kunderne på. Fællesnævneren er, at når et projekt er færdigt, eller tæt på at være færdigt, så skal alle projektets delelementer implementeres i den daglige drift, således at projektets gevinster kan realiseres og projektetomkostningerne kan tjenes hjem igen.

Men inden et projekt er kommet så langt og er begyndt at tjene sig selv hjem igen, så kan meget være gået galt undervejs. Ikke nødvendigvis på grund af mangelfuld planlægning, men simpelthen fordi der ikke er taget højde for, at et projekt netop handler om forandringer. Om forandringer og mennesker, og hvordan mennesker reagerer på forandringer. For forandringer og frygt er interne forbundne, og det skal man være bevidst om.

Hvordan frygt og forandringer hænger sammen

“Everybody is afraid of something. Everybody!” 

Carly Florina (den tidl. CEO for HP) talte netop om frygt og forandringer i en tale på Stanford University i 2007. Hun fortalte, at der findes to meget stærke kræfter som man altid skal have øje for, hvis man ønsker at gennemføre forandringer. Den ene kraft er menneskets naturlige instinkt for at opretholde status quo og den anden kraft er menneskets grundlæggende frygt for det nye og ukendte. 

Det betyder, at hvis du ønsker at komme helt i mål med et projekt, og dermed gennemføre en række forandringer, så er det vigtigt at forstå, at det momentum der altid vil arbejde imod dig og dine intentioner om at gennemføre forandringer, er menneskers instinkt for at opretholde status quo. Og instinktet for at opretholde status quo vil altid være der. Det er netop derfor at forandringer altid er så udfordrende at komme i mål med. 

Den anden kraft du vil opleve arbejder imod dig, er den naturlige menneskelige frygt for det nye og ukendte. Det betyder at et projekt, og dermed forandringer, skal have nok kraft i selve visionen omkring hvad der er, der vil være anderledes, end det der er nu, og at visionen skal have nok kraft og energi til både at overvinde menneskers instinkt for at opretholde status quo og overvinde deres frygt for det nye og endnu ukendte. 

Mere end god og detaljeret planlægning af et projekt

Uanset hvor godt og detaljeret du end planlægger gennemførslen af et projekt, så vil du altså ikke lykkedes med at komme i mål med projektet og dermed forandringerne, med mindre du forstår og har respekt for det momentum, der vil arbejde imod dig og dit projekt.

Men mennesker kan overvinde deres frygt og finde modet frem, hvis de får en klar og tydelig vision for fremtiden som de kan se sig selv i. En god vision skal bestå af en fremtidig tilstand, der for dem er mere attraktiv end den tilstand de oplever nu, og den skal som minimum opveje de risici, de oplevever ved at ændre på det, de allerede har og er vant med. 

Endnu en grund til at I ikke kommer i mål med projekterne

Udover den kraft der ligger i menneskers instinkt for at opretholde status quo og menneskers basale frygt for det nye og ukendte, så kan der være flere grunde til at I ikke kommer i mål og får færdiggjort jeres projekter i organisationen. Nogle af de mest velkendte grunde er besparelsesrunder, omprioriteringer, manglende ressourcer eller manglende buy-in fra områder i organisationen. En af de største udfordrere er den daglige drift. 

Hvis de medarbejdere og ledere, der skal være en del af gennemførslen af et projekt, også er en del af daglig drift, så er der ingen tvivl om at daglig drift og akutte udfordringer i driften oftest vinder opmærksomheden, og at udviklingsprojekterne må stilles i venteposition indtil der igen er frigjort tid og ressourcer fra driften. 

Løsningen på jeres evige udfordinger

Hvis du kender til nogen af de ovenstående udfordringer, så kan løsningen være at gøre brug af en ekstern projektleder. En ekstern projektleder arbejder udelukkende på at sikre, at et projekt bliver eksekveret og kommer i mål, og skal ikke også varetage funktioner i den daglige drift. 

På de følgende sider kan du læse mere om fordelene ved at gøre brug af en ekstern projektleder, og hvordan den løsning kan hjælpe jer med at rykke hurtigere fremad og komme før i mål med jeres udviklingsprojekter, således at I kan høste gevinsterne tidligere. Herudover kan du læse om fordelene ved at gøre brug af en ekstern forretningsudvikler og om fællesmængden, der findes mellem netop forretningsudvikling og projekter. 

OM AT BRUGE EN EKSTERN
PROJEKTLEDER

OM AT BRUGE EN EKSTERN
FORRETNINGSUDVIKLER

KOMPETENCER &
KVALIFIKATIONER

REFERENCER &
CASES

FOREDRAG OM
FREMTIDENS
ARBEJDSMARKED

KONTAKT
HEIDI NIM